Zero Inbox Method: how to better deal with your mails

zero inbox mail

How to better manage your mailbox with the “Zero Inbox Method”.

The principle of zero inbox

The basic observation is this: the e-mails that accumulate can weigh on our consciousness.

At best we try not to accumulate too many unread messages. We try to remember constantly what are the urgent emails, those waiting for an answer, those that are just spam… At worst, we let the 2342nd unread mail pile up, we forget to process some more or less important emails, we are not really “reachable” by email. The concept of the zero inbox is to clean our mailbox to prevent it from becoming an uncontrolled TODO-list. This allows us to keep our peace of mind in front of our empty box, because we know that we forget nothing.

How does it work?

The most important thing is to plan 3 or 4 slots per day dedicated solely to the processing of your emails. It is unproductive to just “consult” your emails all day long, thinking that you will process them later.The objective of the method is to remove emails one by one from its inbox by applying the following process to each email:

This email does not require any action on my part:
it is useless > I delete it
it can be useful > I file (possibly) and archive it

This email requires action on my part:

  • It takes less than 2 minutes: I answer and archive it
  • It takes me more than 2 minutes: I create a task for myself or I reserve a slot to process and archive it.
  • This email must become a project: I create a project from this email and archive it.
  • It’s not up to me to deal with it: I transfer it to the right person or plan a meeting and archive it.

Actually, it’s just like home!

This method may seem complicated, but it is actually very simple and effective! Besides, that’s what we all do at home! And yes, as its name indicates it our “Inbox” Gmail is nothing more than the equivalent of our home mailbox. At home, you pick up your mail once a day and then take it out of the mailbox to process it. (paying bills, throwing away advertising, replying to a greeting card…). That way, tomorrow we’ll only have the new mail in our mailbox, which will make processing it easier!

 

Additional tips

> Do you know that it is possible to convert an email into a task directly in Gmail to display it in the calendar?
When you read an email, click on “More” then on “Add to task list” and indicate a date to the task that has just been processed. That way, the mail will appear in Google Calendar.

> By or start if you already have 1356 mails in your Inbox?
The easiest way is to process the last 50 emails you have received and then archive all the other emails with a single click. In any case, you will be able to find all your emails in chronological order via the label “All messages”, or via the search engine.

> How do you remember the emails sent for which you expect an answer?
For example, you can add a “Pending” label when you send an email.

> When you receive a reply, simply delete the label.
Once or twice a week, take stock of the emails for which you expect an answer.
Unsubscribe from unnecessary emails that you receive automatically to decrease the volume of emails
Each automatic email / Newsletter must have an unsubscribe link at the bottom of the email.

Une journée sereine, même Gmail est heureux !

Comment mieux gérer votre boîte mail avec la méthode “Zero Inbox Method”.

 

Le principe

Le constat de base est le suivant : les mails qui s’entassent peuvent nous peser sur la conscience.

Au mieux, on essaie de ne pas trop accumuler de messages non-lus, on s’efforce de se souvenir constamment quels sont les mails urgents, ceux qui attendent une réponse, ceux qui sont juste du spam… Au pire, on laisse s’entasser le 2342e mail non-lu, on oublie de traiter certains e-mails plus ou moins importants, on n’est pas vraiment « joignable » par mail.

Le concept de l’inbox zero consiste donc à nettoyer notre boite mail pour éviter qu’elle se transforme en TODO-list non contrôlée. Cela nous permet de garder l’esprit serein devant notre boite vide, car on sait que l’on oublie rien.

Comment ça marche ?

Le plus important est de se planifier 3 ou 4 créneaux par jour uniquement dédiés au traitement de ses emails. Il est improductif de juste “consulter” ses emails tout au long de la journée en se disant qu’on les traitera plus tard.

L’objectif de la méthode est de retirer les emails un par un de sa boite de réception. On applique le processus suivant à chaque email :

Ce mail ne nécessite pas d’action de ma part :
  • il est inutile > Je le supprime
  • il peut être utile > Je le classe (éventuellement) et je l’archive
Ce mail nécessite une action de ma part :
  • Ça me prend moins de 2 min : Je réponds et je l’archive
  • Ça me prend plus de 2 min : Je me créé une tâche ou je me réserve un créneau pour le traiter et je l’archive
  • Cet email doit devenir un projet : Je créé un projet à partir de cet email et je l’archive
  • Ce n’est pas à moi de le traiter : Je le transfère à la bonne personne ou je planifie une réunion et je l’archive

En fait, c’est comme à la maison !

Cette méthode peut paraître compliquée, mais elle est en réalité très simple et très efficace ! D’ailleurs, c’est ce qu’on fait déjà tous à la maison ! Et oui, comme son nom l’indique notre “Boite de réception” Gmail n’est rien d’autre que l’équivalent de notre boite aux lettres à la maison.

A la maison, on va chercher son courrier une fois par jour, puis on le sort de la boite au lettre pour le traiter. (payer les factures, jeter la pub, répondre à une carte de voeux…). Comme ca, demain on n’aura que le nouveau courrier dans sa boite au lettre. Cela rendra son traitement plus facile !

Astuces complémentaires

> Savez vous qu’il est possible de convertir un email en tâche directement dans Gmail pour l’afficher dans l’agenda ?
Lorsque vous lisez un mail, cliquez sur “Plus” puis sur “Ajouter à la liste des tâches” et indiquer une date à la tâche qui vient d’être traitée. Comme ca, le mail apparaître en tâche dans Google Agenda.

> Par ou commencer si vous avez déjà 1356 mails dans votre Boite de Réception ?
Le plus simple est de traiter les 50 derniers mails que vous avez reçu. Puis d’archiver tous les autres emails d’un seul clic. Dans tous les cas, vous pourrez retrouver tous vos emails par ordre chronologique. Ceci via le libellés “Tous les messages”, ou via le moteur de recherche.

> Comment se souvenir des emails envoyés pour lesquels vous attendez une réponse ?

Vous pouvez par exemple ajouter un libellé “En attente” lorsque vous envoyez un email.

  • Lorsque vous recevez une réponse, il vous suffit de supprimer le libellé.
  • Une à deux fois par semaine, faites le point sur les emails pour lesquels vous attendez une réponse.

> Se désabonner des emails inutiles que l’on reçoit automatiquement pour diminuer le volume de mails
Chaque email automatique / Newsletter doit avoir un lien désinscription tout en bas de l’émail

 

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