A clutter-free office / Désencombrez votre bureau

desk bureau office clean minimalist clutter-free

My colleagues are always amazed to see my office desk, especially after three years in the same company, and because my neighbours all have fill-up offices. While they like to spread out and have all their files printed and handy, I prefer a clean and empty space. I have a clutter-free office. It helps me focus, think, and I like to keep my files organized. If you want to organize your office a little bit or just to clear the air because you don’t see an inch of your work surface anymore, this post is for you!

1. Assess the situation.

Look carefully at everything on your desk, drawers, shelves… And bring everything back to one place. During this phase, throw out the files you no longer work on, consolidate your folders to easily find the necessary information. Also, take a look in your drawer… You see all the administrative supplies you have accumulated over the months, years… Do you really use all these pens? Come on, give them to your new intern or put them back in stock.

2. Scan documents and notes that do not need to be in paper format

If you do not need a copy of the information, take the time to scan the sheets. Take an application like Evernote, take pictures of the pages (no need to spend a whole day, but 30 min/week) and you will already have considerably reduced the space that your folders took on your shelves. For files to be filed, do not hesitate to put them in cardboard boxes and put them in the archives, if your company has them. Now, when you go to meetings or want to take notes, type everything on your computer. Personally, I take the meeting notes by hand and rewrite them to make a report as soon as the meeting is over, or I dictate them (which goes much faster). I also like to keep my to do list in paper version because it changes too regularly.

3. Everything in its place

Take the time to store your documents and supplies in a convenient and convenient way. My office is still empty, except for the screen. I have three storage areas:

  • 1 drawer for supplies (which I share with my colleague)
  • 1 drawer for current files and essential documents (mainly company catalogues). For the files in progress, I have a to do list book, a folder for each file in progress, and a general folder with tabs where I put the files in progress but which are more long-term. In this drawer which is personal to me, I also put away my mouse and cup (see 4).
  • 1 space in the service cabinet where I have two filing cabinets, one in which I store all the files of a subsidiary for which I am in charge (and which therefore concerns specific files) and another where the work of the global team is stored (I print the final realizations that I come to put in this file, as we see the achievements of the year).

4. 7S Method

Before you leave at night, put everything back in its place. I take my folders, my notebook to do list that I put back in my drawer. Same for my supplies (usually a black pencil and green highlighter). While my computer shuts down, I’ll clean my cup, put it in my drawer with my mouse and turn it off (wireless mouse).

Finally, I do a little cleaning once a week to keep my space clean. Because even if housekeepers look like floors and empty garbage cans, my screen is quickly dusty, as is my telephone handset. I usually do this on Monday mornings, so that I can get back to work for another week. Besides, I love the smell of cleaning wipes! 😉

Bonus: Do it as a team or by service! ***

At the beginning of the year, drawers were full, cupboards were overflowing, boxes were piling up… One day we thought,”Stop! It’s no longer possible!” We organised a small cleaning session at noon. The result: we laughed a lot, we were very happy to have a tidy office and an enlarged space. And as a bonus, we shared a good lunch (each one had brought a little something!).

 

Comment désencombrer votre bureau

Mes collègues sont toujours stupéfaits de voir le dénuement de mon bureau, surtout après trois ans dans la même entreprise, et car mes voisins ont tous des bureaux archi-remplis. Alors qu’ils aiment s’étaler et avoir tous leurs dossiers imprimés et à portée de main, je préfère un espace net et vide. Cela m’aide à me concentrer, à réfléchir, et j’aime garder mes dossiers rangés. Si vous voulez un peu organiser votre bureau ou carrément faire le vide car vous ne voyez plus un cm de votre plan de travail, ce post est pour vous !

1. Evaluez la situation.

Regardez attentivement tout ce qui se trouve sur votre bureau, dans vos tiroirs, sur vos étagères… Et ramenez tout à un seul endroit. Durant cette phase, jeter les dossiers sur lesquels vous ne travaillez plus, consolidez vos classeurs afin de facilement retrouver les informations nécessaires. De plus, jetez un coup d’oeil dans votre tiroir… Vous voyez toutes les fournitures administratives que vous avez accumulé au fil des mois, années… Est-ce que vous utilisez vraiment tous ces stylos ? Allez, donnez-les à votre nouveau stagiaire ou allez les remettre dans le stock.

2. Scannez les documents et notes qui n’ont pas besoin d’être en version papier

Si vous n’avez pas besoin d’une copie des informations, prenez le temps de scanner les feuilles. Prenez une application comme Evernote, prenez en photo les pages (pas besoin d’y passer toute une journée, mais 30 min / semaine) et vous aurez déjà considérablement réduit l’espace que prenait vos dossiers sur vos étagères. Pour les dossiers à classer, n’hésitez pas à les mettre dans des cartons et à les mettre aux archives, si votre entreprise en possède. Maintenant, lorsque vous allez en réunion ou que vous voulez prendre des notes, tapez tout sur votre ordinateur. Personnellement, je prends les notes de réunion à la main et je les retape afin de faire un compte rendu dès que la réunion est terminée, ou je les dicte (ce qui va beaucoup plus vite). J’aime également garder ma to do list en version papier car elle change trop régulièrement.

3. Chaque chose à sa place

Prenez le temps de ranger vos documents et fournitures de manière pratique et convenable. Mon bureau est toujours vide, mis à part l’écran. J’ai 3 lieux de rangements :

  • 1 tiroir pour les fournitures (que je partage avec ma collègue)
  • 1 tiroir pour les dossiers en cours et documents essentiels (catalogues de l’entreprise principalement). Pour les dossiers en cours, j’ai un cahier de to do list, une pochette pour chaque dossier en cours, et un classeur général avec des onglets où je range les dossiers en cours mais qui sont plus au long terme. Dans ce tiroir qui m’est personnel, je range également ma souris et ma tasse (voir 4).
  • 1 espace dans l’armoire de service où j’ai deux classeurs, un dans lequel je range tous les dossiers d’une filiale pour laquelle j’ai la charge (et qui concerne donc des dossiers spécifiques) et un autre où sont rangés les travaux de l’équipe global (j’imprime les réalisations finales que je viens mettre dans ce classeur, comme cela nous voyons les réalisés des l’année).

4. Méthode 7S

Avant de partir le soir, remettez tout à sa place. Je prends mes pochettes dossiers, mon cahier to do list que je remets dans mon tiroir. Idem pour mes fournitures (généralement un stylo noir et un surligneur vert). Pendant que mon ordinateur s’éteint, je vais nettoyer ma tasse, je la mets dans mon tiroir avec ma souris que j’éteins également (souris sans fil).

Enfin, je fais un petit brin de nettoyage 1 fois / semaine pour garder mon espace propre. Car même si les femmes de ménage passent pour les sols et vider les poubelles, mon écran est vite poussiérieux, de même que mon combiné téléphonique. Je fais cela le lundi matin généralement, afin de repartir de bon pied pour une nouvelle semaine. En plus, j’aime l’odeur des lingettes nettoyantes ! 😉

 

*** Bonus : Faites cela en équipe ou par service ! ***

En début d’année, les tiroirs étaient plein, les armoires débordaient, les cartons s’amoncelaient… Un jour on s’est dit “Stop! Ce n’est plus possible!”. Nous avons organisé sur un temps de midi une petite session nettoyage. Résultat : on a beaucoup ri, on était très contents d’avoir un bureau rangé et un espace aggrandi. Et en prime, on a partagé un bon déjeuner (chacun avait ramené un petit quelque chose!).

 

 

Source de l’image

Leave a Reply